De nos jours, le cloud est souvent utilisé par les entreprises pour accroître leur efficacité. Même si cette technologie semble idéale, elle peut également rapidement entraîner une perte d'efficacité pour l'ensemble de la structure. Retour à l'enfance : apprenons à marcher avant de courir. Le processus est essentiel pour la mise en œuvre réussie d'une stratégie de transformation numérique. Un effort collaboratif entre la direction et les équipes opérationnelles est nécessaire pour mener à bien ce projet. Les dirigeants doivent travailler en étroite collaboration avec les équipes assignées afin d'assurer une approche cohérente de haut en bas et de bas en haut.
On pourrait penser que l'utilisation du cloud ne nécessite pas de stratégie pour une entreprise. Mais c'est précisément ce manque de stratégie qui entraîne une perte d'efficacité. Au contraire, une réflexion réfléchie vous permet d'anticiper toutes les interactions nécessaires à la durabilité du cloud. La stratégie à adopter repose sur deux piliers : la maturité de l'environnement informatique et son utilisation dans les opérations. Il est nécessaire de garder à l'esprit la gestion du changement et l'adoption par l'utilisateur final. Cela sera clé dans le succès du projet.
Pour cela, il est important d'attirer l'attention sur les limites d'un cloud qui ne respecte pas les procédures traditionnelles et productives. Pour illustrer ces limites, nous pouvons prendre l'exemple de la numérisation de documents.
Au niveau zéro de la maturité technologique, la numérisation et le traitement des documents ne sont pas centralisés et le modèle opérationnel est très hétérogène. Cela n'autorise pas l'organisation à évoluer technologiquement.
L'entreprise peut développer son efficacité en créant une salle de courrier qui centralise, numérise, transfère et sauvegarde ensuite les documents. Les risques de perte sont ainsi réduits ou inexistants. Cependant, il nous manque encore d'efficacité et d'efficience. L'entreprise est alors à son premier niveau de maturité technologique. Le défi est d'évoluer le processus opérationnel et l'environnement informatique qui l'entoure.
Seule la structure peut mettre en place un système de numérisation avec un moteur OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) qui reconnaît rapidement le document et permet d'automatiser le flux. Cela aide à sécuriser le processus mais aussi à augmenter l'efficacité. C'est le deuxième niveau de maturité. Elle utilise la technologie pour produire un certain lien du processus à travers des flux automatisés.
La prochaine étape consiste à déployer le cloud dans l'ensemble du flux de travail de numérisation. Les documents sont envoyés à la bonne personne via des flux de traitement automatisés. À ce niveau, la création d'intelligence permet de nombreuses possibilités. Par exemple, il est maintenant possible d'ouvrir ce système à des tiers. La solution permet une accessibilité significative pour tout acteur de la structure (interne et externe). Une centralisation et une automatisation adéquates permettront à l'organisation de supprimer toutes les contraintes liées à la capture de données, de garantir l'adoption et de sécuriser la standardisation des données. L'entreprise bénéficie ainsi de la qualité des données et d'une efficacité maximale.
L'entreprise étant à son maximum de maturité technologique pourra conjuguer les interactions développées dans le paragraphe précédent tout en mettant en place un système de reporting. Cela vous permettra de suivre et de monétiser les données produites dans le cloud. Le processus devient ainsi efficace, sécurisé, efficient et générateur de richesse pour l'entreprise.
En analysant les différentes procédures de numérisation de documents, nous pouvons démontrer qu'une tâche simple peut gagner en efficacité à travers plusieurs phases d'évolution. Cependant, deux éléments doivent être pris en compte pour cette efficacité : d'une part, il est essentiel de réaliser un audit de votre maturité informatique afin de savoir à quel niveau vous vous situez actuellement ; d'autre part, la réalisation de ce développement structurel doit être accompagnée d'un plan d'action concret et efficace prenant en compte le processus progressif, étape par étape. De même, si la stratégie semble accessible, le Conseil d'Administration et le Conseil Stratégique doivent exercer une vigilance technologique permanente sur la maturité informatique. Mais aussi allouer un budget, sinon le système risque de devenir rapidement obsolète. Enfin, le développement d'un cloud efficace et performant doit être accompagné de spécialistes ayant une vision technologique mais aussi une vaste expérience opérationnelle dans le secteur.
