Aujourd'hui, le cloud est souvent utilisé par les entreprises pour gagner en efficacité. Même si cette technologie semble idéale, elle peut aussi rapidement entraîner une perte d'efficacité pour l'ensemble de la structure. Retour à l'enfance : apprenons à marcher avant de courir. processus est essentiel pour la mise en œuvre réussie d'une stratégie de transformation numérique. Un effort de collaboration entre la direction et les équipes opérationnelles est nécessaire pour mener à bien ce projet. Les dirigeants doivent travailler en étroite collaboration avec les équipes assignées afin d'assurer une approche descendante et ascendante cohérente.
On pourrait penser que l'utilisation du cloud ne nécessite pas de stratégie pour une entreprise. Mais c'est précisément cette absence de stratégie qui conduit à une perte d'efficacité. Au contraire, une réflexion approfondie permet d'anticiper toutes les interactions nécessaires à la pérennité du cloud. La stratégie à adopter repose sur deux piliers : la maturité de l'environnement informatique et son utilisation dans les opérations. Il est nécessaire de garder à l'esprit la gestion du changement et l'adoption pour l'utilisateur final. C'est la clé de la réussite du projet.
Pour cela, il est important d'attirer l'attention sur les limites d'un cloud qui ne respecte pas les procédures traditionnelles et productives. Pour illustrer ces limites, nous pouvons prendre l'exemple de la numérisation des documents.
Au niveau zéro de maturité technologique, la numérisation et le traitement des documents ne sont pas centralisés et le modèle opérationnel est très hétérogène. Cela ne permet pas à l'organisation d'évoluer technologiquement.
L'entreprise peut développer son efficacité en créant une salle de courrier qui centralise, numérise, transfère et sauvegarde les documents. Les risques de perte sont ainsi réduits, voire inexistants. Cependant, nous manquons encore d'efficacité et d'efficience. L'entreprise est alors à son premier niveau de maturité technologique. Le défi consiste à faire évoluer le processus opérationnel et l'environnement informatique qui l'entoure.
Seule la structure peut mettre en place un système de numérisation avec un moteur OCR (Optical Character Recognition) qui reconnaît rapidement le document et permet d'automatiser le flux. Cela permet de sécuriser le processus mais aussi de gagner en efficacité. C'est le deuxième niveau de maturité. Il utilise la technologie pour produire un certain lien du processus à travers des flux automatisés.
L'étape suivante consiste à déployer le nuage dans l'ensemble du flux de numérisation. Les documents sont envoyés à la bonne personne grâce à des flux de traitement automatisés. À ce niveau, la création d'intelligence permet de nombreuses possibilités. Par exemple, il est désormais possible d'ouvrir ce système à des personnes extérieures. La solution permet une accessibilité importante pour tout acteur de la structure (interne et externe). Une centralisation et une automatisation adéquates permettront à l'organisation de lever toutes les contraintes liées à la saisie des données, de garantir l'adoption et la standardisation sécurisée des données. L'entreprise bénéficie ainsi d'une qualité de données et d'une efficacité maximale.
L'entreprise étant au maximum de sa maturité technologique pourra conjuguer les interactions développées dans le paragraphe précédent en mettant en place un système de reporting. Celui-ci permettra de suivre et de monétiser les données produites dans le cloud. Le processus devient ainsi performant, sécurisé, efficace et créateur de richesse pour l'entreprise.
En analysant les différentes procédures de numérisation de documents, nous pouvons démontrer qu'une tâche simple peut gagner en efficacité à travers plusieurs phases d'évolution. Cependant, deux éléments sont à prendre en considération pour cette efficacité : d'une part, il est indispensable de réaliser un audit de votre maturité informatique afin de savoir sur quel niveau vous vous positionnez actuellement ; d'autre part, la réalisation de ce développement structurel doit être accompagnée d'un plan d'action concret et efficace reprenant le processus progressif, étape par étape. De même, si la stratégie semble accessible, le Conseil d'Administration et le Conseil Stratégique doivent effectuer une veille technologique permanente sur la maturité informatique. Mais aussi allouer un budget, faute de quoi le système risque de devenir rapidement obsolète. Enfin, le développement d'un cloud efficace et performant nécessite d'être accompagné par des spécialistes disposant d'une vision technologique mais aussi d'une grande expérience opérationnelle dans l'industrie.
Publié dans Grands Dossiers | Paperjam